Dernier trimestre de l’année rime souvent avec réalisation des entretiens individuels … bien que la période soit déjà tendue par la production des budgets et autres reporting.
Pourtant ce ne sont pas des rencontres à écarter voire à bâcler. C’est au contraire un puissant outil managérial, à même de produire une véritable plus-value dans vos organisations de travail.

Toute l’année, vous êtes le nez dans le guidon, au plus près de l’activité. Et si vous descendiez de vélo … et que vous vous regardiez pédaler ?
Deux moments vous sont offerts pour cela : l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel, deux outils essentiels du management des ressources humaines. Si le premier est facultatif, le second, introduit par la loi du 5 mars 2014, s’impose à l’employeur.

Obligatoire ou facultatif… mais nécessaire.

L’entretien professionnel a pour but de définir les perspectives d’évolution en réalisant un bilan du parcours professionnel du collaborateur. On identifie ses besoins de formation et on l’oriente par rapport aux besoins de l’entreprise. Cet entretien favorise la mobilité interne et l’employabilité en général.
Quant à l’entretien d’évaluation, il s’attachera à dresser un bilan de l’activité sur la période écoulée. A viser de performance, il fixera les objectifs individuels pour la période à venir et précisera les moyens pour accompagner et suivre ces objectifs.

Les deux types d’entretien ne doivent surtout pas se confondre. Ils doivent donner lieu à des comptes rendus bien distincts. Consultez le cadre réglementaire de l’entretien professionnel.

Des postures managériales différentes

Au-delà des enjeux spécifiques, la posture du manager est résolument différente pendant ces entretiens.

L’entretien professionnel est animé par un manager « coach ». Il joue un rôle « d’accoucheur » et d’accompagnateur de projets professionnels. Il note les souhaits de son collaborateur et les besoins en formation pour apporter du confort d’action au quotidien.

L’entretien d’évaluation est conduit par un manager « assertif ». Il tient une posture d’évaluateur neutre et objective. Il présente des éléments factuels et pose un regard critique sur les résultats de son collaborateur.

Une logique de progrès

Passer les résistances de types « les entretiens ne servent à rien, l’important c’est d’être au quotidien auprès des gens », « je n’en ai pas besoin, on se parle toute l’année », « ailleurs c’est surement bien, mais pas dans mon service », ces entretiens représentent un moment à part, dont l’intérêt réside dans le recul, la concertation et le dialogue afin d’anticiper les évolutions et analyser l’activité dans une logique de progrès.

Une logique de progrès sur le court terme avec l’entretien d’évaluation, puisqu’il s’agit d’orienter l’activité sur l’année à venir.

Une logique de progrès sur le long terme avec l’entretien professionnel puisqu’on y aborde la question de l’avenir du salarié.

Pour garantir des moments autant agréables qu’efficaces, mettons le doigt sur les principaux obstacles à une évaluation neutre et objective

– L’effet pervers du filtre : si l’un de vos collaborateurs est particulièrement doué dans un certain domaine, vous pouvez être tenté d’ignorer les problèmes qu’il rencontre dans d’autres domaines.

– L’effet pervers du mauvais souvenir : une erreur passée ou un comportement non adapté vous pousse à minimiser les performances globales de votre collaborateur.

– Les préjugés : vous laissez des aprioris (positifs ou négatifs) altérer vos évaluations.

– Les comparaisons : vous êtes tenté de comparer les performances de vos collaborateurs. Si l’un est particulièrement efficace, l’image de l’autre s’en trouvera ternie quel que soit son niveau de performance. A l’inverse, un employé peut sembler très performant comparé à un autre dont les résultats sont véritablement insatisfaisants.

Quelques suggestions pour bien animer ces entretiens :

Investissez du temps sur la préparation des entretiens. Reprenez les faits marquants de l’année (techniques, comportementales). Faites des liens entre la cartographie de votre équipe (compétences et motivation) et les orientations stratégiques de l’organisation.

Détachez-vous du quotidien et invitez votre collaborateur à en faire autant. C’est en prenant du recul par rapport à l’activité que l’on peut l’analyser sereinement. Pour cela, abordez la situation sous un angle nouveau : à la différence de votre rôle habituel, il ne s’agit plus pour vous de gérer les choses à faire mais de vous pencher sur la façon de faire les choses.

Munissez-vous des documents indispensables : les principales responsabilités de la fonction, les précédentes évaluations, la lettre d’objectifs du dernier entretien, les critères d’évaluation, les formations réalisés et les compétences acquises et mises en pratique.

Pratiquez une écoute active (question, reformulation, empathie) sans aprioris, obstacle redoutable à l’échange.

La conduite des entretiens est une véritable révolution dans certaines organisations. Ne la vivez pas comme une contrainte mais comme une opportunité de renforcer le lien managérial !

A tous les niveaux, la communication est essentielle. Les entretiens constituent la pierre angulaire d’un dispositif visant à favoriser l’évolution professionnelle des individus par le développement de leurs compétences et de leurs qualifications.

A charge pour l’organisation, dans le cadre de sa politique de gestion des ressources humaines, d’articuler ces deux rencontres –entretien professionnel et entretien d’évaluation- pour soutenir l’épanouissement des collaborateurs, la cohésion des équipes dans la performance et dans un bon climat de travail.

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